Det forventes alltid at et kjøle- og varmesystem skal fungere. Det gjør de vanligvis, men det kan alltid oppstå forhold som påvirker driften – for eksempel ytre påvirkning, nyinstallert utstyr eller driftsfeil. Kjølemiddellekkasje medfører etterfyllingskostnader, og hvis det handler om klimapåvirkende F-gasser påvirker det også kundens miljøavtrykk. Uansett hva, hvordan eller hvem som har endret forutsetningene, må det utbedres – alt for å unngå unødvendig og kostbar nedetid eller tap av energi.
En serviceavtale betyr at kjøleselskapet utfører regelmessig service i henhold til det avtalte omfanget.
Ved å arbeide med forebyggende vedlikehold unngår man uønsket nedetid. I stedet planlegges servicetiltak og utskifting av deler i samarbeid med kunden.
Hvis forholdene endres, hvis det oppstår feil i anlegget eller hvis innstillingene endres, kan energiforbruket bli unødvendig høyt – eller ønsket temperatur kan ikke opprettholdes. Derfor må driftsoptimalisering gjennomføres regelmessig, enten på arbeidsplassen eller, enda bedre, med tilsluttede enheter som overvåkes eksternt. På denne måten oppdages avvik umiddelbart.
Ved akutte problemer finnes en døgnvakt. Skjemaet og kostnadene for vaktassistanse avhenger vanligvis av hvordan serviceavtalen er utformet.
